SOALAN LAZIM | PEJABAT PENDAFTAR
» SOALAN LAZIM

SOALAN LAZIM

PELANTIKAN
1
1. Bilakah iklan kekosongan jawatan di dalam perkhidmatan UPM dibuat? 2. Bagaimanakan cara-cara memohon Jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Bukan Akademik) dan Kumpulan Pelaksana di dalam Perkhidmatan UPM? 3. Bilakah temuduga sesuatu jawatan yang telah diiklankan dibuat?  

1. Iklan kekosongan jawatan di dalam perkhidmatan UPM pada kebiasaannya dibuat di antara Januari hingga Mac dan di antara September hingga Disember setiap tahun Perancangan keperluan mengisi kekosongan jawatan di dalam Perkhidmatan UPM adalah dibuat oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar, UPM. Manakala, Seksyen Pelantikan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia bertanggungjawab membuat pengambilan/pelantikan. 2. Permohonan mestilah dibuat melalui SPJ Online di alamat url http://spj.upm.edu.my berdasarkan kekosongan jawatan yang telah diiklankan. 3. Secara umumnya, temu duga pertama bagi sesuatu jawatan yang telah diiklankan akan dibuat selepas selesai proses saringan. Calon yang berjaya untuk ditemuduga akan dimaklumkan melalui e-mel. Bagaimanapun, ianya tertakluk kepada bilangan jenis jawatan yang diiklankan, bilangan permohonan dan keputusan Jawatankuasa.


 


SISTEM PENGURUSAN KUALITI
2
1. Mengapa perlu diadakan audit dalaman?2. Mengapa perlu diadakan pula audit oleh SIRIM?

1.Bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti menepati perancangan dan dilaksanakan dengan baik dan berkesan. Sebarang laporan ketakakuran (NCR) dilaporkan semasa audit. Sebarang laporan (samada pemerhatian atau NCR) daripada audit lepas, akan disemak semula ketika audit semasa bagi tindakan pencegahan dan pembetulan.

2.Terdapat 3 jenis audit yang dijalankan oleh SIRIM iaitu Audit Pematuhan (Compliance Audit), Audit Pemantauan dan Audit Pensijilan/Pensijilan Semula. Audit-audit ini dijalankan adalah bagi menilai semula pelaksanaan MS ISO 9001:2008. Pada masa yang sama tujuan audit ini adalah untuk menentukan kepatuhan Sistem Pengurusan Kualiti kepada kehendak / keperluan ISO 9001:2008 serta mengesahkan pelaksanaan tindakan pembetulan yang berkesan ke atas penemuan audit terdahulu. Audit Pensijilan Semula dijalankan bagi menyemak semula perubahan SPK yang berlaku sebelum dianugerahkan sijil baharu

3
1.Apakah Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)? 2.Apakah maksud inovasi? 3.Apakah maksud kreativiti?

1.Satu kumpulan kecil (4 hingga 10 orang) yang mewakili tempat kerja yang sama atau bersilang fungsi yang berkumpul untuk mengenal pasti masalah, menganalisis dan menyelesaikan masalah atau mencari peluang-peluang penambahbaikan kepada proses sedia ada atau/dan memperkenalkan proses, produk atau perkhidmatan yang baru dengan memberi nilai tambah kepada sistem penyampaian perkhidmatan jabatan secara kreatif dan inovatif.

2.Inovasi ialah kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan.

3. Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujud dan menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi. Ia melibatkan :   •Keupayaan berfikir yang dapat melahirkan idea baru yang unik dan menarik •Keupayaan berfikir secara kritikal dan membuat penilaian secara analitikal terhadap idea dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian •Keupayaan berfikir secara praktikal dan menterjemahkan idea dan teori kepada bentuk aplikasi.


PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
4
 Bagaimana untuk memohon data?     2.   Berapa lama masa yang diambil untuk mendapatkan data?     3.   Siapakah yang layak memohon data?      

 

  • Permohonan boleh dibuat dengan menggunakan borang yang boleh dimuat turun dari http://reg.upm.edu.my/eISO


  • Permohonan data biasa hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 3 hari bekerja sebelum tarikh data diperlukan. Permohonan data kompleks hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 5 hari bekerja sebelum tarikh data diperlukan.

  • Terdapat dua kategori pemohon :-
    -pihak dalaman yang terdiri daripada staf dan pelajar -pihak luaran yang melibatkan sektor kerajaan dan swasta

  •    

    5
    1. Dimanakah maklumat dan keperluan permohonan kenaikan pangkat boleh diperolehi?

    Maklumat kenaikan pangkat seperti prosedur dan keperluan permohonan kenaikan pangkat seperti borang-borang boleh terus diperolehi http://reg.upm.edu.my/eISO


    BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA
    6
    Apakah fungsi dan peranan Seksyen Latihan (Akademik)? Di manakah saya boleh mendapatkan maklumat lanjut berkenaan Cuti Belajar? Apakah kelayakan untuk memohon Cuti Sabatikal? Apakah syarat-syarat permohonan cuti belajar? Apakah syarat umur untuk memohon cuti belajar? Berapakah tempoh ikatan pegawai yang menerima kemudahan cuti belajar? Apakah peraturan untuk memohon pelanjutan cuti belajar?

    1. Seksyen Latihan (Akademik) berperanan melaksanakan aktiviti untuk Pegawai   
        Akademik sebagaimana berikut: Merancang, melaksana dan menyelaras
        pelaksanaan aktiviti berikut: 

        a) Program Transformasi Minda (Pegawai Akademik); 
        b) Cuti Belajar; 
        c) Cuti Sabatikal;
        d) Cuti Sub Speciality;
        e) Cuti Pasca Kedoktoran; 
        f) Cuti Penyelidikan; dan 
        g) Menyelaras Program Latihan Peningkatan Kerjaya

      - Merancang, melaksana dan menyelaras aktiviti kepimpinan untuk Pegawai 
        Akademik;

      - Mengurusan urusan permohonan dan kelulusan program Latihan Profesional serta
        aktiviti dan pembiayaan ke luar negara 2. Maklumat lanjut cuti belajar boleh diperolehi dalam e-panduan yang boleh 
        dicapai di laman sesawang http://reg.upm.edu.my/ecutibelajar/ 

    3. Seseorang pegawai itu boleh dipertimbangkan untuk cuti sabatikal untuk tempoh  
        selama:-

             (i) Tidak melebihi dari lima (5) bulan sekiranya pegawai telah menggenapkan 
                  tempoh perkhidmatan yang berterusan selama tiga (3) tahun dengan 
                  Universiti Putra Malaysia;

            (ii) Tidak melebihi dari sembilan (9) bulan sekiranya pegawai telah 
                 menggenapkan tempoh perkhidmatan yang berterusan selama lima (5)
                 tahun dengan Universiti Putra Malaysia

    4. Seseorang staf boleh dipertimbangkan untuk memohon cuti belajar setelah
        memenuhi syarat berikut:-
          a. Telah mendapat surat tawaran universiti pengajian;
          b. Telah menduduki ujian Bahasa Inggeris - IELTS (bagi staf kumpulan 
              pengurusan dan profesional akademik dan bukan akademik) dengan 
              keputusan seperti berikut:-
               i.  Mendapat band 6.5 (IELTS) bagi yang akan melanjutkan pengajian ke luar
                   negara
               ii. Mendapat band 5.0 (IELTS) bagi yang akan melanjutkan pengajian dalam
                   negara
          c. Telah menghadiri kursus BTN untuk melanjutkan pengajian yang dianjurkan
              oleh Jabatan Perdana Menteri (bagi pengajian luar negara)
          d. Tidak melebihi syarat umur  yang ditetapkan
          e. Diperakukan oleh Ketua Jabatan dan Dekan Fakulti
          f.  Bagi staf kumpulan Pengurusan dan Profesional bukan akademik, staf perlulah
              mempunyai 3 tahun laporan penilaian prestasi yang baik
          g. Tidak pernah dikenakan tindakan tatatertib 5. Umur maksimum untuk mengambil cuti belajar :-
        a. Pengajian peringkat Master : Tidak melebihi 35 tahun
        b. Pengajian peringkat PhD     : Tidak lebih 40 tahun

    Walau bagaimanapun, untuk pengaian dalam negara, umur adalah tidak melebihi 45 tahun (kelayakan pemberian cuti belajar adalah dengan mengambilkira umur semasa
    persaraan)

        c. Pengajian peringkat sijil
        e. Pengajian peringkat Diploma/Ijazah : Tidak melebihi umur 45 tahun  6. Seorang staf yang menjalankan satu kursus ijazah (ijazah pertama, Sarjana, PhD)
        perlu menandatangani satu perjanjian perkhidmatan yang mengikat staf dua kali
        bilangan tahun bagi tempoh cuti belajar atau tidak kurang dari 5 tahun 

    7. Peraturan-peraturan mengenai permohonan lanjutan biasiswa dan cuti belajar ialah
        seperti berikut:
        a. Permohonan untuk lanjutan cuti belajar dan biasiswa mesti dikemukakan kepada 
            Pejabat Pendaftar tidak kurang dari 3 bulan sebelum tarikh akhir cuti belajar
            diluluskan
        b. Setiap permohonan untuk lanjutan cuti belajar dan biasiswa mesti diiringi
            dengan:
               i. surat justifikasi permohonan lanjutan
              ii. Gantt Chart semasa dalam tempoh lanjutan
             iii. Laporan kemajuan terkini atau satu salinan transkrip peperiksaan    


     

    7
    Apakah peranan SBKS? Apakah perkhidmatan ysng ditawarkan di SBKS? Apakah AKRAB UPM? Apakah perkhidmatan lain yang ditawarkan selain kaunseling? Bagaimana cara untuk merujuk staf yang mempunyai isu/masalah? Bagaimana cara untuk membuat temujanji dengan kaunselor? Bilakah waktu perkhidmatan? Berapa lama sesi kaunseling berjalan? Bagaimana program kaunseling Tea Talk dikendalikan?

  • Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf (SBKS) menyediakan perkhidmatan kaunseling profesional yang dilindungi oleh etika kerahsiaan untuk semua staf Universiti Putra Malaysia secara percuma
  • Perkhidmatan yang ditawarkan oleh SBKS adalah perkhidmatan sesi kaunseling individu dan kelompok atau bimbingan individu dan kelompok yang merangkumi aspek peribadi, kerjaya, perkahwinan, keluarga, kewangan dan interpersonal. Kaunseling merupakan proses perhubungan menolong yang dilakukan oleh kaunselor bagi menghasilkan perubahan, perkembangan dan penyesuaian peribadi klien yang baik dan menyeluruh berlandaskan etika kaunseling
  • AKRAB adalah akronim bagi Amanah Komitmen Rasional Akhlak Bestari. Ia terdiri dari staf UPM yang telah menjalani kursus kaunseling selama 8 hari dan menjalani peperiksaan asas kaunseling. AKRAB bertindak selaku rakan pembimbing untuk membantu staf yang mempunyai isu psikolgi yang ringan di PTJ
  • Selain daripada perkhidmatan kaunseling, SBKS juga menawarkan perkhidmatan merangkumi pencegahan, pengkayaan dan pemulihan. Antara program yang ditawarkan adalah seperti Motivasi Bulanan, Outreach/Teambinding, Program Pementoran, Program Staf Super Hebat, AKRAB UPM, Counseling Tea Talk dan Khidmat Interpretasi Ujian-Ujian Psikologi
  • Sekiranya mahu merujuk staf kepada pihak SBKS adalah melalui lama sesawang http://www.reg.upm.edu.my/eISO dan seterusnya mengisi BORANG KES RUJUKAN (Kod Dokumen: OPR/PEND/BR02/RUJUKAN)
  • Antara kaedah yang boleh dibuat untuk membuat temujanji adalah melalui telefon di talian 03-89471554/1547/1557, melalui emel kaunselor@upm.edu.my atau datang terus ke Pejabat SBKS di Tingkat 3, Bangunan Pentadbiran, UPM
  • Waktu perkhidmatan adalah waktu pejabat iaitu Isnin - Jumaat dari jam 8.00 pagi hingga 5.00 petang
  • Setiap sesi bersama kaunselor adalah antara 45 minit hingga 2 jam (bergantung pada sesi tersebut)
  • Program kaunseling Teal Talk dikendalikan oleh para kaunselor SBKS sekali pada setiap bulan. Program ini merupakan program bual santai daripada peserta bersama kaunselor dengan topik perbincangan yang telah ditetapkan oleh pihak SBKS. MAklumat berkenaan program akan dimaklumkan melalui Buletin Putra dan Facebook seksyen SBKS UPM
    FACEBOOK : SBKS UPM
  • 8
    Sebagai staf UPM, apakah sasaran berkaitan latihan yang perlu saya capai setiap tahun? Apakah bentuk latihan yang boleh diambil kira dalam pengiraan CPD latihan staf? Apakah bentuk latihan yang boleh diambil kira dalam pengiraan CPD latihan staf? Sekiranya saya perlu menghadiri latihan anjuran dalaman, bagaimanakah cara untuk saya membuat permohonan? Sekiranya saya perlu menghadiri latihan anjuran agensi luar dan memerlukan pembiayaan, bagaimanakah cara untuk saya membuat permohonan?

  • Bermula tahun 2015, UPM telah memperkenalkan Sistem Mata Continous Professional Development (CPD) di mana semua staf perlu mencapai 42 mata CPD setiap tahun. Keperluan ini juga adalah selari dengan hasrat kerajaan yang mensasarkan kehadiran latihan sebanyak 7 hari setahun sebagaimana yang dinyatakan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005.
  • Latihan yang diambil kira dalam pengiraan CPD adalah seperti kursus, bengkel, seminar (kategori latihan), ceramah, program motivasi, perkongsian ilmu (kategori sesi pembelajaran) serta pembacaan buku ilmiah, menonton video latihan dan video streaming (kategori pembelajaran kendiri)
  • Rekod kehadiran staf UPM disimpan dalam Sistem Pengurusan Latihan (SPL) yang boleh diakses menggunakan ID PUTRA
  • Secara umumnya, permohonan boleh dikemukakan sama ada secara atas talian (online) menggunakan Sistem Pengurusan Latihan (SPL) atau dengan menggunakan borang permohonan yang boleh dimuat turun dari laman sesawang Sistem Pengurusan Kualiti UPM
  • Permohonan boleh dikemukakan kepada pihak pengurusan PTJ (sekiranya menggunakan vot PTJ) atau Pejabat Pendaftar (menggunakan vot latihan universiti). Kelulusan adalah tertakluk kepada keperluan, justifikasi, impak dan kemampuan kewangan PTJ/UPM


  • BAHAGIAN PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA
    9
    1. Apakah fungsi Seksyen Perubatan dan Perhubungan Pekerja? 2. Sekiranya ke klinik Bukan Panel, bolehkan tuntutan bayaran balik dibuat? 3. Berapakah had maksimum bagi tuntutan bayaran balik yang layak dibuat? 4. Siapakah yang layak mendapatkan kemudahan rawatan perubatan di klinik panel UPM?  



    1. Antara fungsi seksyen ini ialah :-

    -Merancang, mengurus, memantau dan melaksanakan urusan kemudahan perubatan staf dan pesara UPM; a)Urusan Buku Rawatan Perubatan Staf; b)Pembayaran Bil Klinik Panel, Hospital, IJN, Pusat Dialisis, LPPKN, Pusat Tibi Negara dan Pusat Kesihatan Universiti; c)Mengeluarkan Surat Jaminan (GL); d)Urusan Pelantikan Klinik Panel; e)Tuntutan perubatan / pergigian / pemeriksaan kesihatan staf; dan f)Mengemaskini maklumat staf / tanggungan didalam fail dan sistem -Menguruskan Lembaga Perubatan; -Merancang, mengurus dan melaksanakan Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan; -Merancang, mengurus dan melaksanakan Mesyuarat Jawatankuasa Perubatan UPM; -Merancang, mengurus dan melaksanakan Mesyuarat Jawatankuasa Kebajikan Pekerja; -Merancang, mengurus dan melaksanakan Mesyuarat Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Pejabat Pendaftar; -Merancang, mengurus dan melaksanakan Latihan Firedrill Bangunan Pentadbiran dan PPPA; -Merancang, mengurus dan melaksanakan Tabung Kebajikan Staf UPM; -Mengurus, menyelaras dan memantau Hari Khidmat Pelanggan UPM; -Mengurus dan memantau urusan permohonan pinjaman perumahan staf, elaun perpindahan rumah, pengeluaran KWSP untuk pekerja berpencen, surat Akuan Majikan dan Akuan Status Perkahwinan; -Menguruskan hal-hal berkaitan kuarters staf UPM; dan -Menguruskan perolehan pakaian seragam staf UPMStaf dan tanggungan termasuk suami / isteri dan anak-anak yang berumur 18 tahun. Anak yang

    10
    1.Berapakah markah minimum penilaian prestasi tahunan bagi membolehkan staf mendapat pergerakan gaji tahunan?

    Markah minimum bagi membolehkan staf mendapat pergerakan gaji tahunan adalah 60%

    11
    2. Siapakah yang layak menjadi Penilai Bebas bagi tujuan Kenaikan Pangkat Pegawai Akademik?

    2. Penilai Bebas adalah dicadangkan oleh Fakulti dan dikemukan kepada Senat untuk kelulusan. Penilai Bebas mempunyai latar belakang akademik yang cemerlang, memenuhi H-INDEX tertentu mengikut bidang yang ditetapkan serta lain-lain kriteria yang ditetapkan oleh Senat.

    12
    Berapa lama tempoh masa yang diperlukan untuk memproses permohonan elaun yang dikemukakan?

    Tempoh ideal yang diperlukan ialah 7 hari bekerja penerimaan permohonan

    13
    1.Bilakah seseorang pegawai itu boleh disahkan dalam perkhidmatan (PDP)?

    1. Seseorang pegawai boleh disahkan dalam perkhidmatan setelah memenuhi syarat-syarat pengesahan yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan seperti berikut: i. berkhidmat dalam tempoh percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun; ii. hadir dengan jayanya Kursus Induksi Umum dan Khusus; iii. lulus peperiksaan perkhidmatan bagi jawatan tertentu seperti yang disyaratkan dalam skim perkhidmatan; iv. diperakukan oleh Ketua Jabatan; v. syarat tambahan PDP bagi Pensyarah Perubatan (Pelatih) Gred DU45 adalah lulus Ijazah Sarjana Kepakaran dan diluluskan Senat Universiti; dan vi. syarat tambahan PDP bagi Pensyarah Gred DS45 adalah memulakan pengajian di peringkat Ph.D.


    TATATERTIB
    14
    1. Berapakah tempoh yang boleh dianggap sebagai Tidak Hadir Bertugas?2. Bagaimana menguruskan masalah staf yang melakukan kesalahan tidak hadir bertugas secara berselang seli iaitu kadang-kadang hadir, kadang-kadang tidak?3. Apakah tindakan yang boleh diambil oleh Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia jika staf memperolehi sijil sakit palsu dan adakah wajar seorang Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia meluluskan cuti sakit bagi staf yang mengemukakan sijil sakit dari klinik swasta?

  • Mengikut Peraturan 23, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib Dan Surcaj) 2000 Akta 605, menjelaskan tidak hadir termasuklah tidak hadir bagi apa-apa jua tempoh masa dan tempat pekerja itu dikehendaki hadir bagi pelaksanaan tugas-tugasnya.
  •  
  • Tindakan hendaklah dimulakan sebaik-baik sahaja staf melakukan kesalahan tersebut tanpa menunggu sehingga jumlah hari yang mereka tidak hadir itu mencapai jumlah tertentu. Pada peringkat awal kesalahan itu dilakukan dan jumlahnya masih sedikit, staf tersebut sebaik-baiknya diberi nasihat dan bimbingan dari Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia. Bagi memudahkan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia dalam menguruskan kes tidak hadir bertugas staf, Seksyen Tatatertib juga telah menyediakan Kit Panduan Mengurus Staf Tidak Hadir Bertugas bagi Proses Tindakan Staf Tidak Hadir Bertugas Atau Ponteng Kerja Dan Dapat Dikesan yang boleh dimuatkan di laman sesawang Pejabat Pendaftar.
  •  
  • Perlu diingat bahawa sijil sakit yang dikeluarkan oleh seseorang pengamal perubatan berdaftar (doktor) itu adalah sebagai satu perakuan/pengesahan bahawa staf kurang sihat dan disyorkan berehat pada tarikh yang dinyatakan. Jika Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia  bersetuju dengan pendapat doktor itu maka staf bolehlah diluluskan cuti sakit. Sekiranya Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia mendapati terdapat keraguan dalam sijil cuti sakit yang dikemukakan oleh staf, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia boleh menyiasat kesahihan sijil cuti sakit tersebut dengan mendapatkan pengesahan melalui surat daripada klinik atau hospital yang mengeluarkan sijil cuti sakit tersebut. Bagi memudahkan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia dalam menguruskan kes tidak hadir bertugas staf, Seksyen Tatatertib juga telah menyediakan Kit Panduan Mengurus Staf Tidak Hadir Bertugas bagi Proses Tindakan Staf Tidak Hadir Bertugas Dengan Meminda Sijil Cuti Sakit Atau Mengemukakan Sijil Cuti Sakil Palsu yang boleh dimuatkan di laman sesawang Pejabat Pendaftar.
    Dengan tindakan di atas Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia  tidak mempersoalkan integriti doktor yang memeriksa staf sebaliknya Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hanya mempersoalkan integriti staf terbabit.
  •  


    Rekod
    15
    Jenis-Jenis Klasifikasi fail Am UPM

    Klasifikasi fail Am Universiti Putra Malaysia yang terkini.  http://www.pendaftar.upm.edu.my/upload/dokumen/20170914121622Rekod_UPM.pdf

    Kemaskini:: 13/03/2014 [azilawati_om]

    PEJABAT PENDAFTAR
    Universiti Putra Malaysia
    43400 UPM Serdang
    Selangor Darul Ehsan
    0397691527
    0389472007
    B1566438283